La aplicación Móvil Pocket Assets es una aplicación especialmente diseñada para la toma física de activos utilizando la tecnología de radiofrecuencia y código de barras. Se integra a un Back End Web denominado Web Assets Tracking con conexión permanente a internet o trabajando en lotes para lugares donde no se tiene acceso a internet.
El trabajar online actualiza en línea la información del Back End a través de Web servicies. Esto significa que la información de la toma física siempre se encuentra en la nube, solamente cuando se trabaja en la modalidad offline o en lotes la información reside en el dispositivo móvil para luego ser exportada al Back End. La ventaja de trabajar online es que en caso de daño de un dispositivo móvil la información no se pierde y puede ser reemplazado por otro, retomando en donde se quedó con el anterior dispositivo. Su acceso se realiza por medio de la digitación de un usuario y contraseña que deben ser creados previamente en el Web Assets Tracking.
Funcionalidades del App:
1. Hacer tomas físicas abiertas, cerradas y personales donde se le solicita a cada usuario que verifique los activos asignados y la información de cada uno.
-Si se trabaja con Toma Física Abierta se indican las ubicaciones que se deben inventariar pero no los activos que se deben encontrar.
-En la Toma Física Cerrada se indican las ubicaciones y los activos que deben existir en cada una de ellas. Conforme se localizan los activos se van marcando como encontrados, mostrando claramente los pendientes de encontrar. En una toma cerrada se muestran los activos que están asignados a esa ubicación y la última fecha que fue inventariado. Si la localización donde se está realizando la toma física es diferente a la localización actual del activo, el sistema hace el movimiento de la ubicación en forma automática en la ubicación que fue detectado si el usuario así lo indica.
-La toma Física Personal se da cuando se solicita por medio de un utilitario que permite filtrar y enviar un correo a cada uno de los usuarios seleccionados para que indiquen cuales activos están utilizando y que validen la información de los mismos. Ejemplo: cuando el empleado trabaja desde su casa y debe reportar los activos a su cargo y el estatus de cada uno de ellos.
2. Ingresar y plaquear activos nuevos
3. Replaquear activos (cambio de placa por una nueva por deterioro o caída)
4. Dar de baja por medio de cambio de estado a un activo
5. Crear o modificar ubicaciones asignándole una placa a la misma para facilitar la búsqueda de la ubicación en la base de datos
6. Mantenimiento de marcas y modelos y actualización en línea en el back office para consultas de otros usuarios en otros dispositivos
7. Dar mantenimiento al activo:
-Placa, Descripción, Activo Base, Subclasificación: Tipo, Clase y Subclase, Serie, Marca, Modelo, Identificación SAP, última placa, Ubicación del activo, número de referencia, número de patrimonio y cliente. Coordenadas de Geolocalización. Como préstamo a terceros (clientes).
-Adicionalmente cuenta con 3 niveles de ubicaciones internas en instalaciones.
-Traslado de activos
-Ubicación de la placa
-Responsable
-Centro de Costo
-Componentes
-Estados
-Usuario
-Observaciones
-Atributos
-Foto del Activo
8. Identificación ágil de activos por medio de búsquedas por múltiples criterios:
-Ubicación
-Responsable
-Centro de Costos
-Activo Base (Clase de Activo)
-Descripción
-Serie
-Marca
-Modelo
-Número de Placa
9. Lectura de Etiquetas o Tags por medio de:
-Código de barra: escaneo directo del código por medio de línea vista.
-Radiofrecuencia: permite hacer la lectura de varios activos con un solo escaneo que no tiene que estar en línea de vista.